Buitenlandse btw over 2025? Vraag tijdig terug

Voor wie is deze teruggaafroute bedoeld?

De route via de Nederlandse Belastingdienst is bedoeld voor in Nederland gevestigde ondernemers die in het betreffende EU-land geen btw-aangifte hoeven te doen. De aankopen moeten worden gebruikt voor met btw belaste bedrijfsactiviteiten. Bent u daar wel aangifteplichtig, dan loopt de aftrek in beginsel via de lokale aangifte.

De termijn voor kosten uit 2025

Een verzoek over 2025 moet vóór 1 oktober 2026 binnen zijn. Verzamel uw stukken daarom ruim vóór 30 september. Dien per teruggaafland een verzoek in en bewaar het referentienummer. Een te laat verzoek kan door het andere land buiten behandeling blijven.

Voor een heel kalenderjaar, of het resterende deel daarvan tot en met december, geldt een drempel van € 50. Bij een tussentijds verzoek over minimaal drie maanden en minder dan een kalenderjaar is de drempel € 400.

Een zakenreis is nog geen gegarandeerde aftrek

Stel dat uw administratie € 360 buitenlandse btw op zakelijke hotel-, brandstof- en beurskosten bevat. Het teruggaafbedrag kan lager uitvallen: ieder land bepaalt welke kosten aftrekbaar zijn. Splits facturen daarom per land en kostensoort. Een bankafschrift alleen vertelt niet welke btw terecht in rekening is gebracht.

Uw dossier voor het verzoek

• Facturen en eventuele invoerdocumenten, met leverancier, datum en btw-bedrag.
• Een korte omschrijving van het zakelijke doel van de kosten.
• Creditnota’s en een controle op eerder teruggevraagde bedragen.
• De vereiste factuurkopieën en kostencodes voor het betreffende land.

Controleer ook hoe u inlogt

De Belastingdienst bereidt een overstap naar Mijn Belastingdienst Zakelijk voor. De ingangsdatum is nog niet bekendgemaakt; controleer dus vóór indiening welke route openstaat. De huidige teruggaafwebsite gebruikt aparte inloggegevens. Aanvragen daarvan kan vier weken kosten.

Bij de aangekondigde nieuwe route heeft een adviseur een afzonderlijke machtiging voor VAT refund nodig. Een gewone btw-machtiging volstaat daarvoor niet.

Houd vervolgvragen in beeld

Na doorzending beoordeelt het teruggaafland uw verzoek. Houd correspondentie en reactietermijnen bij, ook als de indiening al is bevestigd. Valorem kan helpen uw facturen te ordenen en te beoordelen welke teruggaafroute past. Geef aan om welke landen en welk jaar het gaat.