Overstappen van boekhouder

Kan ik midden in het jaar overstappen?

Ja. U hoeft niet tot 1 januari te wachten. Kijk wel even in de overeenkomst met uw huidige boekhouder: daarin staat hoe lang u van tevoren moet opzeggen. Meestal is dat een maand.

Het handigste moment is vlak nadat een btw-aangifte is ingediend. Dan is er een duidelijk eindpunt en hoeft niemand halverwege een kwartaal te zoeken.

Uw administratie is van u

Uw boekhouder bewaart uw stukken, maar ze blijven van u. Volgens de wet (art. 52 lid 4 AWR) moet u uw administratie zeven jaar bewaren. Die plicht ligt bij u, niet bij uw kantoor.

Vraag daarom altijd om alle stukken, en niet alleen om een pdf van de laatste jaarrekening. Dit hebt u nodig:

• de boekhouding (het grootboek) van dit jaar en vorig jaar
• de laatste jaarrekening en de fiscale balans
• de ingediende aangiften voor de btw en de inkomstenbelasting
• het overzicht van de afschrijvingen op uw bedrijfsmiddelen
• de facturen die nog openstaan, bij klanten en bij leveranciers
• de brieven van en aan de Belastingdienst, ook eventuele vaststellingsovereenkomsten

Digitaal aanleveren mag (art. 52 lid 5 AWR). Voorwaarde is dat alles juist en volledig is overgezet, de hele bewaartermijn beschikbaar blijft en binnen redelijke tijd leesbaar te maken is.

Wat als uw boekhouder niet meewerkt?

Soms houdt een kantoor stukken vast zolang er een factuur openstaat. Betaal wat u echt verschuldigd bent en vraag de stukken schriftelijk op. Uw eigen facturen, bonnen en bankafschriften zijn en blijven van u.

Lukt het niet, dan kunnen we de administratie ook opnieuw opbouwen uit uw bankgegevens en facturen. Dat kost wat meer werk, maar u zit dan niet vast aan een kantoor waar u weg wilt.

Hoe wij het overnemen

U zegt vanaf welke datum wij het overnemen. Wij sturen u een lijstje met wat we nodig hebben. U vraagt dat op bij uw huidige kantoor, of u geeft ons toestemming om dat voor u te doen. Daarna controleren we of alles klopt: de beginbalans, de eerder ingediende aangiften en correcties die nog openstaan.

Vinden we een fout in een eerder jaar, dan zeggen we dat en leggen we uit wat u kunt doen. Soms is dat een suppletie, soms is het verschil zo klein dat u het beter kunt laten rusten. U beslist.

De overstap zelf kost u niets. U betaalt pas vanaf de maand dat wij het werk doen.